. tentang fiksi dan cerita diri .

Event Organizer, Disinilah Aku Banyak Belajar


Aku sangat bersyukur di tahun setelah lulus STM, Allah tidak mengijinkanku untuk diterima di Sistem Informasi Universitas Indonesia ataupun Teknik Informatika Universitas Gadjahmada. Mungkin jika takdirnya aku kuliah di salah satu universitas ter-waow itu, aku ga akan nyebur ke dunia antah berantah yang sebelumnya begitu asing buatku, dunia event organizer. Singkat cerita, lulus tahun 2011 dari STM 1 Yogyakarta jurusan Teknik Komputer dan Jaringan, gagal SNMPTN, kemudian bekerja menjadi staff IT di sebuah perusahaan PCO swasta di Jakarta. PCO, apaan tuh? PCO--Professional Convention Organizer yang biasanya menyelenggarakan MICE (Meeting Incentive Convention Exhibition). Ringkasnya, PCO itu hampir sama dengan EO, bedanya PCO lebih ngurus ke event yang lebih besar atau skalanya internasional. Ibaratnya PCO itu ayahnya EO J

Awalnya sih, status title ku disana lebih ke ngurusin hal-hal yang berkaitan dengan admin, jaringan kantor, dan apa pun yang berkaitan dengan IT. Namun, seiring berjalannya waktu, title itu dirangkap dan berubah menjadi administration & accounting staff. Rada ga nyambung memang sama jurusan di STM ya –a. Tapi ya begitulah adanya. Namanya bekerja di perusahaan PCO, ga bakal ga nyemplung ngurusin event ato hal-hal yang berkaitan sama acara. Disana, selain belajar tentang pekerjaan utama, lama kelamaan aku merasakan keseruan gimana asyiknya rapat koordinasi team, gimana caranya nyusun rundown dan timeline yang tepat, buat RAB (Rencana Anggaran Biaya) yang proyeksinya sesuai, sampai eksekusi event pas sama target yang udah ditentukan. Semuanya bener-bener dipelajarin dari nol. Dari jamannya aku gatau apa itu yang namanya PIC (Person in Charge), sampai sekarang sudah mulai banyak tahu tentang nyusun acara dengan baik, semua ini ga terlepas dari adanya kesalahan. Jangan harap kerja enak, dapet gaji, terus dibuat jajan. Boro-boro. Hampir tiap hari aku selalu salah dan ujungnya dimarahin atasan. Tapi yaudah mau gimana lagi, karyawan itu memang ditakdirkan untuk selalu salah, dan aku sadar posisiku disitu. Sebagai karyawan dengan predikat, TERMUDA (baca: masih 17 tahun :3), jelas banget masih bau kencur dan gatau apa-apa tentang dunia per-PCO-an. Rasa stress yang luar biasa juga tekanan yang besar, menjadi penghambat yang jelas-jelas sempet buat aku nge-drop. Belum lagi faktor lingkungan Jakarta yang keras dan persaingan dunia kerja sangat ketat, sempet ngebuat badan rada kurang ngisi + ga doyan makan :/. Tapi alhamdulillah motivasi buat belajar dan beban berat menjadi tulang punggung keluarga sementara ternyata berhasil ngedobrak hambatan-hambatan yang ada.

PCO, membuatku banyak berpikir tentang kejujuran dalam bekerja. Termasuk saat mengikuti tender. Ya, PCO selalu nyambung sama yang namanya lelang, tender, atau jaman sekarang dikategorikan sebagai LPSE atau Layanan Pengadaan Secara Elektronik. Sistem konvensional pengadaan tender sekarang digantikan oleh sistem baru berupa pengadaan tender melalu media internet, dengan segala kekurangannya yang ada. Sebenernya yang bikin heran, Indonesia ini ibaratnya negeri “penuh dengan orang dalam”, got it kan? Proses LPSE yang berbelit mulai dari membuat penawaran, dokumen usulan teknis, sampai upload BOQ (Bill Of Quantity/RAB) ternyata sia-sia jika tender tersebut sudah diatur dan dijadikan permainan oleh orang dalam. Terms Of Reference/Kerangka Acuan Kerja (TOR/KAK) + Rencana Kerja dan Syarat (RKS) seakan terbuang ga guna. Buat apa dong susah-susah ribet bikin layanan pengadaan yang jelas-jelas makan biaya yang ga murah? Pemenang pun sebenernya udah bisa ditebak dari transparansi proses pelelangan. Yang menang seharusnya A, tapi kenapa di surat pengumuman tertulis B? Itulah “hebatnya” Indonesia, dengan segala macam manipulasi yang ada. Bagian LPSE ini cuma segelintir kebobrokan moral dan kejamnya sikut menyikut persaingan bisnis di Indonesia. Saat itu pun, kuakui adanya bahwa “Jakarta memang keras!”
Lain ikut tender, lain lagi event lainnya. Waktu itu ada tugas buat mantau dan koordinasi rapat kerja dari OJK Kemenkeu RI di Gedung Danapala, kompleks gedung milik Kementerian Keuangan yang letaknya di dekat Lapangan Banteng Jakarta Pusat. Acara ini sebenernya gawat, gawat karena apa? Bayangin aja, semalem sebelum rapat dimulai, seminar kitnya masih proses dicetak! Alhasil waktu itu masih inget bener, balik malem sampe jam 12, dan berangkat jam 4 pagi buta langsung menuju TKP naik taksi dari Bekasi – Jakarta Pusat yang ongkosnya mahal bener, nyampe 99ribu! *Etdah -___-* Alhamdulillah semuanya berjalan dengan lancar, walau banyak suka duka dan cerita lucu yang terjadi waktu nge-EO-in acara ini xo
Setelah hampir 5 bulan bekerja di PCO, suatu kebanggaan tersendiri saat aku ditugaskan turun langsung untuk menjadi team dalam penyelenggaraan event besar skala internasional, ASEAN FAIR!! Awalnya aku nganga waktu ditugasin jadi staff operasional dan masih ga percaya ini mimpi ato ga *sambil cubit pipi*. Tapi ternyata semuanya bener, ga ngilangin kesempatan langsung diiyakan untuk capcuss goes to Bali! Eits bentar, ini bukan liburan, tapi liburan yang berkedok kerja hahaha. Bukan bukan. Ini tetep kerja tapi ga boleh ngoyo apalagi sepaneng, okesip *prinsip*.



ASEAN FAIR yang diselenggarakan bersamaan dengan serangkaian acara KTT ASEAN yang dihadiri sama Presiden Amrik, Barrack Obama, memang bener-bener event besar dan “waow banget” yang pernah aku ikutin. Gimana ga WAOW, dengan ribuan staff, team, dan orang-orang yang bekerjasama di dalemnya, bersatu padu buat nyelenggarain event gede kaya gini. Ibaratnya ni kate kaya nyusun strategi waktu mau perang kolosal. Waktu itu perusahaan kerjasama dengan Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal (KPDT) yang menjadi tenant dari acara ASEAN FAIR. Tema Hello Asean! bener-bener ngena banget buat promosiin acara ini. Serangkaian acara ASEAN FAIR diawali dengan KTT oleh presiden-presiden dari ASEAN + Obama, ASEAN FAIRnya itu sendiri, sampe ratusan hiburan yang ditampilin di panggung megah dengan penampilan artis-artis manca + dalam negeri. 


Lokasi venue Peninsula Island, Nusa Dua. Bener-bener pinggir pantai!



Panggung megah buat perform artis-artis


Intinya, pameran yang diselenggarain sama KPDT ini ngejelasin program kerja mereka sebagai pengembangan wilayah-wilayah daerah tertinggal di Indonesia dengan mengunggulkan kekayaan mereka yang sebenarnya sangat berharga. Jadi stand dan booth dari KPDT memang sengaja didekor khusus sesuai konsep awal yang sudah kami tentukan. Ada 6 konsep daerah regional yang dibagi dan diklasifikasikan menurut geografisnya; antara lain Jawa-Madura, Kalimantan, Sumatera, Maluku-Papua, Bali dan Nusa Tenggara, serta Sulawesi. 


Tampilan booth KPDT dengan mini stage di bagian depan :)



Konsep backdrop sebagai Hall Of Fame, kebanggan pengunjung telah datang ke stand KPDT


Berbagai macam makanan khas, baju adat, kebudayaan tarian nyanyian, dan segala hal berbeda ditampilkan dalam stand-stand yang berbeda pula. Banyaknya user yang diperlukan sebagai penyambut tamu dalam setiap stand juga menjadi tantangan tersendiri. Bisa dibayangin kan gimana rempongnya konsep berbeda yang ditampilin tiap hari selama seminggu. Belum lagi adanya mini stage yang nampilin mini concert kebudayaan dari masing-masing regional. Dan tahukah, apesnya mini stage itu letaknya berseberangan sama panggung utama yang super duper mewah, dengan tingkat sounding hebat kekuatan gigabass dan efek screen lighting yang mengagumkan. Nahlho! Gabisa dibayangin saat semuanya sama-sama maen, jelas-jelas mini stage bakalan kegerus habis sama panggung raksasa. Bahkan lebih dari kegerus, mungkin artis-artis yang lagi tampil terlihat sedang lypsinc, saking suaranya ga kedengeran. Tapi alhamdulillah ini semua dapat disiasati berkat kerja team yang hebat dan kompak :D

The Great Team! Tebak aku yang mana??! Haha


Dengan berbagai kesulitan yang kutemui, mulai dari susahnya mencari vendor, setiap hari cek venue, pulang jam 3 pagi dan berangkat jam 7 di pagi yang sama, sampai masalah eksternal tentang pengamanan paspampres pak SBY. Semuanya bener-bener bikin aku belajar mengenai betapa pentingnya sebuah teamwork dan kesolidan yang harus dihadapi. Memang kalau dikaitkan dengan ilmu manajemen, apa pun permasalahan yang ada, sebagaimana susahnya, kalau SDMnya memang baik, toh apa mau dikata? Berbagai kejadian unik ikut membumbui suka duka selama terjun langsung dalam acara KPDT-ASEAN FAIR. Pernah waktu itu, team sampe ga kepikiran ke hal sepele buat nyiapin baki sebagai wadah pemukul gong untuk pembukaan acara oleh Pak Menteri. Dan kalau mau tahu, perjuangan lari-lari cari tukang bakso di sepanjang tenda buat pinjem baki pun akhirnya membuahkan hasil. Waktu itu bener-bener panik nyari penutup buat bakinya, ujungnya tahu ga pake apa? Pake kerudung yang buat dekor di stand! Seketika langsung kutarik dekor dari stand, ga peduli ada orang yang lihat ato ngga hahaha. Sumpah itu gila banget, namanya juga orang kepepet. Ada lagi yang lebih gila. Waktu lagi nge-LO-in staff-staff kementerian KPDT, tiba-tiba ada bapak-bapak separoh baya nyamperin dan dengan cadasnya bilang, “Mbak mau jadi istri kedua saya?? Dijamin hidup mapan lahir batin terpenuhi.” WTH#?!@%&r@#%!! Fix ini salah satu momen tergila yang pernah terjadi sepanjang hidup saya. Jelas-jelas saya katakan TIDAK! *waktu cerita kejadian ini ke temen-temen kantor, seketika GERRR semuanya ngakak sampe mules, sumpah ini kejadian paling bikin emosi*

Masih banyak kejadian “gila” lain yang belum bisa aku tulis disini. Mungkin kalo ditulis bisa kali ya dijadiin sekuel *lebay* hahaha. Bekerja selama 8 bulan di perusahaan PCO swasta yang menurutku masih kecil benar-benar banyak membuatku belajar dan terus belajar. Belajar tentang arti pentingnya waktu, kerjasama, menyelesaikan masalah, menjadi tangguh secara mental dan fisik. Bayangin kalo ga siap mental yang tiap hari sarapannya disemprot atasan, belum ngurusin ngasi makan nganter pulang pergi client-client sampe diri sendiri ga keurus. Ini semua menjadikanku mau ga mau harus tegar dan tangguh menghadapi segala permasalahan yang ada. Berbagai macam profesi yang dilakoni mulai dari, tukang angkut barang, buat kopi, administrasi, staff IT, update konten web, sampai eksekusi acara, harus dijalanin dengan semangat. Karena dibalik ga adanya niat buat terus belajar dan terus mencoba, mungkin ga bakalan bisa ada cerita kaya gini. Mungkin dari Event Organizer inilah, aku banyak belajar dan terus mengeksplorasi apa yang sudah didapatkan sebelumnya. Masih terus belajar, di bangku kuliah, aku memulai mempraktekkan lagi ilmu-ilmu sebelumnya. Dengan mengusung tema Dies Natalis FEB UNDIP “Indonesian Heritage” yang alhamdulillah akhirnya disetujui. Kali ini dengan project Tembalang Business Award dan Seminar National ENFUTION 2013, aku dan partner terbaikku, Mas Novan, mengusung tema “Be CreActivepreneur, Get Your Million Dreams.” Yang harapannya ENFUTION ini bisa berjalan sesuai dengan keinginan, bahkan melebihi apa yang team kami ekspektasikan. Semoga ini bukan hanya sekedar mimpi.
Terimakasih PCO, kamu telah membuatku banyak belajar tentang kerja keras dan arti kehidupan J.


Tetap tenang dan kuasai. Bismillah. ENFUTION 2013 SUKSES!!
Semarang, 4 September 2013. Sofy Nito Amalia

24 komentar :

  1. kayaknya jadi karyawan EO dan sebagainya itu gak mudah ya. berhubung aku juga anak komputer jaringan. jadi musti pilih-pilih dulu bakal kerja kemana ya? :)

    http://pacboy16.blogspot.com/

    BalasHapus
    Balasan
    1. Awalnya emang ga mudah, kita bisa karena terbiasa ;)
      Weew salam TKJ! *high five*
      TKJ itu luas banget kook kalo mau kerja. Saranku sih mending kerja di kantor swasta aja, dalam bidang apa pun pasti tetep butuh anak TI kok :)

      Hapus
  2. wah... asik ya kalau kerja di EO gitu.. seru.. ikut event-event yang keren.. bisa jalan-jalan juga.. xD

    BalasHapus
    Balasan
    1. Alhamdulillah nyenengin walau capeknya luar biasa :)

      Hapus
  3. Temen gue juga ada yang jadi EO. dan dari cerita dia, yang rata-rata ceritanya kayak yang lo ceritain ini, gue sadar kalo emang kerjaan macam kalian cukup menantang dan susah. Tapi apalah artinya hidup tanpa EO, kegiatan di dunia ini pasti bakalan banyak yang membosankan. Semangat aja bro. :))

    BalasHapus
    Balasan
    1. Bener, kerja di EO berasa lupa waktu karena saking cepetnya habis gara2 ngurus event. Thanks bro semangat! :)

      Hapus
  4. wah jarang-jarang sih nemu cewek yang aktif di kegiatan EO gini.. keren. bahasa nya juga 'wah'.. :D

    BalasHapus
    Balasan
    1. Sekarang banyak banget kok hehe terimakasih :)

      Hapus
  5. Keren juga nie
    Jadi pengen ngerasain di posisi itu
    Ada pelatian khusus jd EO gak tuh

    BalasHapus
  6. Bagi tips dong untuk bidang EO..
    Klau kuliah ambil jurusan apa yaa

    BalasHapus
  7. Komentar ini telah dihapus oleh administrator blog.

    BalasHapus
  8. Keren juga..
    Jadi pengen ngrasain di posisi itu

    BalasHapus
  9. kak bagi tips nya dong jdi eo tu harus gmn kita? apa kiat2nya? soalnya aku diterima di posisi itu kak

    BalasHapus
    Balasan
    1. Kiat-kiatnya apa ya saya juga bingung mbak, hehe. Karena dijalani dengan enjoy saja. Masalah selalu datang tapi itu bisa menjadikan kita semakin tangguh. Poinnya ada di kerjasama tim dan arahan dari koordinator project mbak :) semangat ya semoga sukses

      Hapus
  10. Kak aku lg bingung nih lg nyari fakultas kuliah dah pengen bgt nanti kerjanya di EO gitu tp buta bgt sama pendidikan yg hrs di tempuhnya dulu dan di fakultas apa jurusan apa gitu mohon saran dan infonya kak mohon bantuannya^^ makasih sblmnya ^^

    BalasHapus
  11. Kak aku lg bingung nih lg nyari fakultas kuliah dah pengen bgt nanti kerjanya di EO gitu tp buta bgt sama pendidikan yg hrs di tempuhnya dulu dan di fakultas apa jurusan apa gitu mohon saran dan infonya kak mohon bantuannya^^ makasih sblmnya ^^

    BalasHapus
    Balasan
    1. Hai Rahma, untuk EO ada sekolahnya kalau ga salah ingat namanya jurusan MICE (Meeting Incentive Convention Exhibition), dulu teman-temanku ada yang lulusan dari jurusan itu. Untuk universitasnya ada di Jakarta, UNJ dan UI D3. Semoga ga bingung lagi ya :)

      Hapus
  12. saya suka tulisan anda.... yuks gabung di https://www.facebook.com/ThreeGProducton

    BalasHapus
  13. aku dari ILmu komunikasi kak. fresh graduate. ada loker g yaaa. huhuu pengeeen

    BalasHapus
  14. Komentar ini telah dihapus oleh administrator blog.

    BalasHapus
  15. Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.

    BalasHapus
  16. Komentar ini telah dihapus oleh administrator blog.

    BalasHapus
  17. untuk project officer range gaji nya di berapa yah ?

    BalasHapus